miércoles, 11 de junio de 2014

¡FELIZ DÍA DEL TRABAJO!

Leyendo noticias de algunos periódicos dominicales que suelo adquirir para comparar análisis distintos de coyuntura económica y política del país (por un tema personal de tiempo, no pude leer en su momento y aprovecho hoy Jueves 1° de Mayo para revisar las noticias), sin sorprenderme observo que no existe, en la prensa escrita al menos, la parafernalia publicitaria mediática que si se observa para los “días de todo”, en mi humilde punto de vista los únicos días que merecen celebrarse deberían ser: el día de la Madre y el Día del trabajo. Bueno el Día del ser más querido no necesita propulsores. 
“EL PAPEL DEL TRABAJO EN LA TRANSFORMACIÓN DEL MONO EN HOMBRE” reza un ensayo que viene a mi memoria de mis años estudiantiles. En este libro Federico Engels explica que el Trabajo es la fuente de toda riqueza, y el que ha creado la evolución del hombre.
Ahí nos damos cuenta que no fueron solo las necesidades las que hicieron que el hombre apareciera como tal, sino que su trabajo para suplir las diferentes necesidades que se le presentaban, lo impulso a tener diferentes cambios hasta llegar a lo que hoy es.
Conforme pasan los años el hombre se vuelve más sofisticado, estudiado y con nuevas proyecciones tecnológicas lo que le permite tener más posibilidades de trabajo, así mismo la capacidad de la mano de obra (trabajo) aumenta cada vez más, se vuelve más especializada y permite una mejor elaboración de instrumentos para que el hombre realice su mejor labor.
Por otra parte comprobamos que el trabajo muchas veces no es fácil pues el mundo ya no es siempre propicio para cosechar los frutos del trabajo con facilidad. Frecuentemente la gente de campo sufre de climas hostiles; los que trabajan en el mar saben lo traicionero que éste puede ser; todos estamos expuestos a sufrir desde pequeños accidentes hasta desastres naturales; a trabajar con personas problemáticas en todas los niveles y entornos (jefes, compañeros, clientes, proveedores, socios, etc.); e incluso con nosotros mismos, con nuestras limitaciones, o problemas de salud, stress o malas actitudes, etc.
En conclusión el trabajo es bueno pero no tiene necesariamente que costarnos el "sudor de nuestra frente". “El trabajo dignifica” pero depende del trabajo (Aún hoy día, llegamos a saber de ejemplos equiparables a injusticias y abusos que creíamos desterrados como la explotación infantil, por no mencionar lo más bajo la explotación sexual). “El trabajo es una diversión”, una de mis frases preferidas que es válida para los que trabajamos en algo que realmente nos agrada (como al futbolista que pagan por jugar, por divertirse en el campo de juego).

Por otro lado encontramos al famoso ISO 9001, propulsores mediáticos del sofisma de la calidad. El concepto es bueno, debemos ser más eficientes y efectivos en lo que hacemos, que debemos ser más productivos de manera que podamos hacer cosas con menos esfuerzo y recursos, y que además las podamos hacer mejor. Pero estos conceptos no pasaran de meras repeticiones memoristas y “rellenado” de formatos y seguimiento de procesos si es que el trabajador no percibe los beneficios de ese estándar de calidad que la organización perfila hacia el cliente. El famoso círculo de Deming tiene que transformarse en un bumerang, donde se asegure la calidad del producto que se brinde al cliente, haya un retorno económico al trabajador de ese estándar de calidad logrado y por defecto una mejora continua en la productividad de la organización.
Termino estas líneas laborales recordando una frase de reprimenda que recibí hace 25 años, cuando envalentonado por el ímpetu juvenil reclame mi primer aumento de sueldo y que hasta hoy sirve de marco para mi quehacer logístico: “Hijo, demuestra con tu trabajo que mereces un aumento, el resto llega solo”.

sábado, 12 de enero de 2013

EMPODERAMIENTO LOGISTICO


Ahora que nos desenvolvemos constantemente en un mundo de negocios y decisiones globalizadas, la delegación de funciones de antaño ha evolucionado y se resume en una palabra que escuchamos muy a menudo “Empoderamiento”.

 Muchas veces los que tenemos la responsabilidad de liderar equipos de trabajo confundimos empoderamiento  con “desentendimiento”; dejamos todo en manos de nuestros colaboradores, cosa que no está mal, lo malo es que ante los superiores no asumimos la responsabilidad de los mismos y lo peor es que si hubieran errores “nos lavamos las manos” , o suele ocurrir que el personal empoderado por el mismo trabajo rutinario, empoderado por las decisiones precedentes  asume  un rol que a simple observación deberíamos aplaudir y apoyar totalmente, por que de seguro “todo sigue funcionando igual que siempre y no hubo ningún reclamo hasta  ahora ”; sin embargo analizando detalladamente vamos a comprobar que si bien los clientes internos y externos están satisfechos, a la luz de los hechos el área Logística no está cumpliendo con las políticas y los procedimientos establecidos que van a permitir estandarizar los pasos a seguir por cualquier personal que más adelante vaya a integrarse al área, es decir si en logística es básico el manejo del orden, como se puede reclamar el mismo a las distintas áreas si el orden empieza por casa .
En el área logística el empoderamiento es básico para poder desarrollar las labores de aprovisionamiento de bienes y servicios requerido por cada una de las áreas de la empresa tanto operativa como administrativa, esto se desarrolla a plenitud si utilizamos la regla de oro, la palabra mágica: “estandarizar”.



 Efectivamente  si estandarizamos las labores que guarden similitud, uniformizamos tiempos y movimientos, eliminamos la duplicidad de trabajo por parte de nuestros colaboradores, estaremos contribuyendo a que el empoderamiento sea el motor que impulse las decisiones y las convierta en acciones concretas.
Esta delegación en la toma de decisiones estandarizadas tiene que estar desarrollada a la par con una  serie de conceptos que paso a enumerar:

ORDEN.- Orden para organizar las labores a realizar de modo tal que le permita autogestionarse,  considerando las prioridades y dejando que los demás también cumplan con las labores que le corresponden: no hacer el trabajo de los demás. Entender que el 3° o el 4° por más que sean “amigos”   en el correlativo siempre van a estar después del 1° y 2° , orden incluso para los ratos de descanso y momentos de ocio, somos colaboradores no “maquinas”. Incluso el desorden tiene un orden.

LEALTAD.- Lealtad para aceptar las indicaciones del superior, pero también lealtad para sugerir su mejora, siempre pensando beneficie al equipo y sin perjudicar a los compañeros de labores, lealtad para brindar críticas constructivas delante de ellos, incluso si las críticas  son en apariencia “destructivas” es mejor decirlas de frente antes que fomentarlo a espaldas. Y algo que recalco con mis alumnos siempre: antes que la lealtad al superior esta la Lealtad hacia la empresa, por cierto decisión muchas veces difícil de tomar pues los años de experiencia en el área logística de diversas empresas me permiten afirmar que incluso entre logísticos se manejan ciertos códigos de conducta.

COMPROMISO.- Compromiso para cumplir directivas y planes mediatos. Compromiso para asumir responsabilidades individuales, para entender que a veces hay que sacrificar el beneficio personal a favor del equipo de trabajo. Compromiso para entender que “lo que yo dejo de hacer al final mi compañero lo hará” significa que simplemente ellos no me interesan, que el trabajo en equipo no me interesa, la empresa no me interesa. 

jueves, 20 de septiembre de 2012

LOGISTICA GASTRONOMICA


La LOGÍSTICA, no es novedad actualmente en el florecimiento del boom gastronómico y crecimiento de los negocios de Alimentos y Bebidas en nuestro país; al fin y al cabo en un mundo globalizado y de competencia creciente donde los márgenes de utilidad son cada vez menores, lo que buscan cada vez con más decisión es diferenciarse de sus competidores, y una forma de conseguir ese plus que lo distinga es una adecuada gestión logística que le permita disponer de los recursos tangibles e intangibles en el momento necesario, para la atención del servicio necesario destinado a satisfacer al cliente necesario.


En definitiva lo que persigue toda unidad de negocio sea el rubro que fuere es mejorar la gestión de la empresa y conseguir un estándar de eficiencia en su desempeño integral: económico y de mejoramiento de la calidad para sumar y multiplicar el número de clientes satisfechos. Para lograr estos objetivos tiene que lograrse antes una integración de todos los eslabones de la cadena de suministros, abastecimiento, transporte, almacén, control de stocks, producción, ventas y a la par con la satisfacción del cliente externo e interno al mismo tiempo.
En el rubro gastronómico el cumplimiento de estas metas se ve reflejado en la oferta generada y la aceptación que tenga por parte del público objetivo. Si el producto acompañado de un excelente servicio tiene acogida, el restaurante lo mantendrá en carta y seguramente lo perfeccionara llegando a convertirlo en algo propio distinto a la competencia.


Un negocio gastronómico inicia estableciendo el público objetivo al que va a dirigir su oferta de producto-servicio, esto le va permitir identificar que productos comprar, cuando comprarlo, a quien comprarlo y qué cantidad, asimismo cómo y cuándo ofrecer, a la par que le va facilitar efectuar un seguimiento para mejorar el servicio basado en los niveles de satisfacción que logre.

Por otro lado cuando el propietario o administrador realice un análisis de los platos de la carta y del menú verificará que platos son los preferidos del público, que platos se están vendiendo al costo, cuales permiten un mayor o menor margen de utilidad; ¿para qué? Para decidir que insumos necesita mantenerse con un stock determinado en base al nivel de servicios fijado el cual se debe mantener y de ser posible mejorar.

Asimismo al analizar el margen de utilidad, comprobará que platos afectan los niveles de costo y cuales lo equilibran o ayudan a mantener en forma general un costo promedio, de modo tal que se puede decidir cuánto de insumos se utiliza en cada plato, que insumos y  cuál va a ser la fuente de abastecimiento.

Hasta hace poco se pensaba que solo bastaba con preparar los platos y ponerlos en la mesa para la satisfacción del cliente, bueno ese concepto definitivamente ya cambio, pues hoy en día la Logística tiene una gran influencia en esa diferenciación que busca lograr toda unidad de negocio y más aún en el rubro de alimentos y bebidas, no s suficiente con “cocinar rico” y vender, sino en lograr que la producción y oferta de platos sea rentable, que la satisfacción del servicio sea de ambos lados: del restaurante al cliente y viceversa.

Vale aclarar que el concepto de logística mucha veces está confundido y solo se le asocia con la actividad de Compras.
Una costumbre que aún se conserva en muchos negocios gastronómicos es la de comprar en grandes cantidades con el fin que no se produzcan roturas de stock, este hecho de saber que se dispone de suficiente stock hace pensar que el abastecimiento es eficiente; pero olvidan considerar que hay dinero inmovilizado que bien podría utilizarse para solventar otras actividades mas prioritarias.

Muchas de las causas  que contribuyen al  fracaso de los negocios de A&B tienen que ver con la mala administración de los inventarios por el deterioro y vencimiento de mercadería que se compro en forma general sin ningún tipo de criterio técnico y no en el momento oportuno (Just It Time).

Basado en mi experiencia personal el tipo de reaprovisionamiento que se sugiere para los negocios que se desarrollan en este rubro es el que considera un Nivel Máximo y un Nivel Mínimo de existencias; lo mismo que un Stock de seguridad cuyo establecimiento  va en función del nivel de servicio que la empresa va a satisfacer. 

sábado, 5 de noviembre de 2011

"URGENTE", LOGISTICA ADMINISTRATIVA

En la actualidad que las organizaciones y unidades de negocios se enfrenta a "Grandes Retos Empresariales" :
- ¿Cómo puedo mejorar el servicio? 
- ¿Cómo ser el mejor competidor con el mejor precio?
- ¿Qué necesito hacer para reducir realmente los costos?
- ¿Cómo hacer crecer el negocio sin perder el control?

Hoy que necesitamos enfrentar estos retos con:
- Innovación
- Calidad
- Reduciendo ciclos de tiempo
- Con nuevos productos, nuevos servicios
- Competitividad en costo y diferenciación






Si, ahora que la competencia es cada vez mas intensa y global, donde las estratégias por agregarle ese plus de valor que diferencie a una empresa del resto se reformulan continuamente; muchas instituciones aún "conviven con el enemigo en casa". En mi expertise profesional me ha tocado observar esta convivencia laboral al interior de varias empresas, pues estas unidades a pesar de contar con equipos de comunicación modernos, sistemas tecnologícos e informáticos "muy integrados", etc; todavia conservan el modus operandi anticambio: es decir el personal que tiene que redireccionar la bandera del mejoramiento continuo de procesos (administrativo y operativo), aún no entiende algo tan simple como la logíca del criterio en la toma de decisiones cuasi sencillas, en este grupo se encuentran los partidarios de los famosos "informes", los abanderados de la "3 cotizaciones", los fans de "falta una firma", asimismo hay que resaltar que no sorprende identificar entre este troupe de trabajadores a ejecutivos de alto rango de decisión, pues son los primeros en quebrantar las normas y procedimientos establecidos para la buena marcha de una organización.

El echo de elaborar una infinidad de sellos: cargo, conforme, recepcionado, recibido, revisado, etc,etc; y otro tanto de vistos buenos no necesariamente significa que se esta realizando un mayor o mejor control, pues a la luz de los echos es en este tipo de organizaciones donde se produce el mayor numero de malas prácticas funcionales, para ejemplo tenemos un buen numero de empresas del estado.


Algún momento cuando los que nos dirigen entiendan que lo que nos diferencia de los paises del primer mundo es que ellos si le dan importancia a la logística, la logística entendida como: administración de materiales, manejo del flujo de información, coordinación integrada inter-areas (los que debemos estar en red somos todos los que laboramos en una empresa, solo de esa forma desarrollaremos un verdadero sistema) y sobre todo programación de acciones, los mismos que nos permitiran afrontar con previsión el abastecimiento de suministros y servicios.

Otrosi digo recordando la sugerencia de un alumna en alguna de mis exposiciones: que seria mucho mas productivo para las organizaciones capacitar a la plana gerencial y administrativa a la par con el personal del área logística, para que entiendan y tomen conciencia de la importancia de una adecuada gestión de LOGISTICA ADMINISTRATIVA, a ver si conseguimos eliminar la etiqueta Urgente del chip de sus decisiones y se enteren que en logística existe un periodo típico de compras, que dependiendo de diversas variables suele establecerse en 7, 15, 30 dias ó mas.  

Muchas veces al área logística le toma meses, años, establecer una credibilidad y confianza comercial con los proveedores basado en el trato reciproco de servicio en favor de nuestras empresas, sin embargo todo se viene abajo en unos segundos a concecuencia de una mala calidad en la atención por parte de alguna área de la misma empresa que de un modo u otro tambien tiene que frecuentar con el proveedor. Es conveniente entender que el proveedor tambien es un cliente nuestro, como lo somos nosotros para ellos, como lo son los colegas de las distintas areas de una empresa. Reconocer que es igual de importante el cliente externo como el interno es un paso importante en el entendimiento de la logística como generador del cambio. Si queremos cambiar nuestras organizaciones, empecemos por cambiar nuestras acciones.




miércoles, 19 de octubre de 2011

EL ESLABÓN DE COMPRAS

Tradicionalmente la función de compras era considerada de forma aislada dentro del contexto integral de la cadena de abastecimiento. Se caracterizaba por una acumulación de tareas administrativas que no aportaban ningún tipo de valor agregado. Otra característica   predominante era el mantenimiento de un extenso parque de proveedores, donde el pedido es la única fuente de comunicación y comúnmente implementado no como una acción planificada, sino como una acción a posteriori entre las demandas de ventas y el proveedor.

Observando este panorama una reducción del número de proveedores, apoyado en procedimientos de evaluación y homologación es el paso inicial (integración parcial Empresa-Proveedores) hacia la adopción de un enfoque integral total.

Esta visión integral de las compras parte por tener en cuenta el ciclo de vida del producto. Es importante saber "Que Hacer", cual es nuestro valor agregado "Que nos Distingue", comprender a nuestros proveedores "Conocerlos", reconocer el papel que desempeñan todos y cada uno de los eslabones que conforman la cadena de suministros. Hay que considerar incluso las actividades tercerizadas y controlar sus "cuellos de botella" (restricciones) como si fueran propios. Asimismo estar atentos a lo que hace nuestra competencia y quienes son sus proveedores.

En resumen se trata de diseñar una estrategia de compras, donde conciliemos los objetivos de cada eslabón integrante de la cadena de suministros con los objetivos de la empresa, estableciendo a su vez una relación de logros y beneficios recíprocos a largo plazo.

La estrategia de compras a diseñarse debe tener como finalidad primordial asegurar la satisfacción del cliente tanto interno como externo, conocer lo que es importante para él y la percepción real que tiene de los productos y servicios que ofertamos. Es importante recordar que cada cliente, cada sector, tiene distintas particularidades, por lo tanto sus requerimientos logísticos también son diferentes. 










domingo, 18 de septiembre de 2011

ESTRATEGIA DE COMPRAS I

Existen distintos criterios para organizar un Departamento de Compras entre los mas importantes figuran los siguientes:

1.1 Por Especialización en el Producto.- Se puede asignar las compras especificadas a un determinado personal del área Logística, asi tenemos que puede encargarse la compra de Insumos o Materias Primas a una persona, Productos Quimicos a otro, Ferreteria, Utiles de oficinas a otras tantas. Se puede hacer un Mix de selecciones por encargado Etc;

1.2 Por su Importancia Económica.- Considerando la clasificación de productos
"A", "B" y "C"

1.2 Por su Procedencia.- Diferenciando las compras nacionales de las compras
del exterior.

1.4 Por el usuario.- Para organizar las compras por el tipo de usuario hay que
considerar el área de destino del producto requerido: Producción, Ventas, Almacén, Mantenimiento, etc;
1.5 Por proceso administrativo: Si el proceso administrativo ó documentario lo
amerita podemos organizar el departamento de Compras considerando las
siguientes opciones:
-  Por Cotizaciones
-  Tramite Administrativo
-  Decisiones Técnicas, etc,.
 
Estos criterios y otros, se pueden combinar según los requerimientos de la
empresa.Todas las organizaciones son activas, pues se adecuan según los
requerimientos de optimización y no olvidar, que la organización  debe estar
acorde a las necesidades de EFICIENCIA.

El criterio de establecer el Perfil Técnico y/o Profesional necesario para cada
puesto de trabajo en el Área de Compras, considerando que esta unidad es el
reflejo de la empresa ante los proveedores, por lo que, el personal a cargo
debe estar técnicamente  preparado, con criterio para tomar decisiones,
asumir responsabilidad y tener honestidad.
SEGUIMIENTO DE LAS COMPRAS
   El Seguimiento de Compras, es el control que debe realizarse para que
   los plazos determinados para cada proceso de adquisición, se cumplan.

PASOS PARA COMPLETAR UNA ADQUISICION DE UNA REQUISICION:
1. Reconocimiento de la necesidad con una descripción y definición
    exacta de las cantidades y características del producto ó servicio
    que se requiere
2. Recepción del pedido o requisición (Aprobada).
3. Selección de proveedores (Estudio Mercado).
4. Solicitud de cotizaciones.
5. Recepción de ofertas.
6. Análisis de las ofertas y decisión técnica-económica
7. La Negociación y decisión de compra
8. Colocación ó emisión de la O/C.
9. Seguimiento de la Compra (Plazo de entrega de la mercadería).
10.Recepción e inspección de la mercadería.
11.Proceso documentario para pago al proveedor.
12.Mantenimiento de los Registros.
   
Para realizar convenientemente todos estos pasos, el comprador necesita de
un TIEMPO, por lo que se deben establecer los tiempos necesarios para 
cumplir cada uno de los  pasos señalados satisfactoriamente.

La suma total de tiempos empleados en la adquisición se denomina: “Tiempo
típico de compras” y es la base para el cálculo del tiempo de reposición
llamado: LEAD TIME





La Unidad Orgánica de seguimiento (en pequeñas empresa esta función la puede 
realizar el encargado de compras ó el personal administrativo que designemos)
debe tener  la información actualizada de la situación de todas las requisiciones 
INGRESADAS a Compras.
Realizar todos estos pasos, origina un costo llamado: “COSTO DE
ADQUISICIÓN” Por lo que, si el monto estimado de la Requisición es pequeño,
no vale la pena realizar todos  estos pasos, pues se encarecería la adquisición.
Se sugiere, debido a las existencias de estos Costos de Adquisición en la
empresa, si el monto estimado de la es 1/3 del costo de adquisición, comprar
sin necesidad de formular la requisición y cumplir con el procedimiento.
Ejemplo:
    Se tiene un Costo de adquisición en compras de  $ 150 y un costo estimado
    de compras
    de un material en la empresa de $ 50.
    ¿confeccionaremos la Requisición y realizaremos el procedimiento de
    Adquisición?
A cada uno de estos procesos se les asigna un plazo denominado: “Tiempo
típico de Compras”.
La unidad de Seguimiento, controla que para cada proceso se cumpla con el
tiempo típico de compras, caso contrario origina una:ACTIVACIÓN O AVISO
en el atraso al  tiempo establecido al comprador encargado y se  pueda
corregir a tiempo el motivo que ocasiono este retrazo.
Los tiempos típicos son establecidos en forma conjunta con el comprador, sin
apremio y en forma normal, pero una vez establecidos se comprometen a
cumplirlos.
En la unidad de seguimiento de Compras, cada comprador debe abrir un
“FILE” a cada Requisición y ARCHIVAR en el file todos y cada uno
de los documentos relacionados con la Adquisición, los que se mencionan
a continuación:
  1.  Requisición
  2.  Solicitudes de cotización
  3.  Cotizaciones
  4.  Cuadro comparativo de cotizaciónes
  5.  Orden de compra (O/C)
  6.  Nota de ingreso al almacén
  7.  Cartas con el proveedor
  8.  Otros documentos y comunicaciones
  9.  Informe pago de factura al proveedor
 
Todos estos documentos se recomienda estar “FOLIADOS”, es decir numerados
para sustentar las decisiones tomadas en el proceso de las compras, sobre todo
en las auditorías.
La responsabilidad del comprador no termina con la recepción del material, sino
con el pago de la factura correspondiente al proveedor. Luego del pago, archiva
el File como ATENDIDO.




domingo, 31 de julio de 2011

ESTRATÉGIA DE COMPRAS II

Para poder desarrollar uno de los procesos importantes, que se relaciona en primer termino con el área Logística, definiremos el concepto de  COMPRAR: localización, selección y adquisición de productos, previo acuerdo sobre precio y condiciones de pago, así como el seguimiento de dicho proceso para verificar  el cumplimiento de las condiciones pactadas.
Compras, Abastecimiento, Aprovisionamiento es la función logística mediante el cual se provee a la empresa de todo lo necesario para su optimo desenvolvimiento.
Las actividades básicas de este proceso conocido también como provisión ó suministro son:
  1. Cálculo de necesidades
  2. Adquisición
La finalidad de una correcta Gestión es comprar los productos:
  • De la CALIDAD adecuada 
  • En la CANTIDAD necesaria
  • En la FECHA oportuna
  • Con el PRECIO correcto
  • De la FUENTE apropiada
  • Con la ENTREGA en el lugar indicado.
El objetivo no es buscar PRECIOS MAS BAJOS, sino COSTOS GLOBALES MAS BAJOS.

Del 100% de los costos de una empresa, 60% corresponde a insumos y materiales, 15 % Gastos de Fabricación, 10% Gastos de Ventas y Financieros, 10% Recursos humanos y 5% a Otros gastos Administrativos. Por cada S/.100 nuevos soles que ingresa por ventas a una empresa, S/.60 corresponden a compras que aseguren el funcionamiento de la empresa.
Considerando esto es indudable la importancia de la optima Gestión de Compras. Sin embargo la variedad de productos que suele manejar un gestor de compras redunda en convertirlo muchas veces en un simple tramitador de pedidos. Por este motivo las compras deben administrarse estratégicamente: segmentando ó diferenciando los productos/proveedores para administrarlos diferenciadamente.





Una de las estrategias para optimizar la función de compras es disminuir los costos totales de aprovisionamiento y reducir el número de proveedores; a la vez que garantizamos el nivel de servicio establecido y la calidad del producto.

Es bueno recordar que las compras no se inician en el Departamento de Compras, estas se inician con la necesidad de las áreas operativas y administrativas de la empresa. Estas necesidades pueden ser para reponer materiales de stock, cubrir proyectos, cumplir contratos establecidos ó en base a programas determinísticos.

El funcionamiento de Compras debe estar dirigido por normas organizativas y funcionales precisas que hagan que las operaciones previstas se estandaricen.
El procedimiento de compras es la sucesión de pasos consecutivos para realizar las actividades siempre del mismo modo.