ADMINISTRACION DE MATERIALES

El almacén es un lugar físico, donde se almacenan valga la redundancia productos que están en movimiento (entrada y salida), en condiciones que contribuyan a su buena conservación y mantenimiento.
Los stocks en los almacenes representan aproximadamente el 50% del total del activo de una empresa. Asimismo el almacenamiento en si genera un costo aprox. de 15%, según sea el caso, de ahí que una buena administración del almacén puede influir en las utilidades de la empresa; así como también influye en agregarle valor al nivel de servicio que fijamos brindar a nuestros clientes, al interior y afuera de la empresa.
Básico es para una persona que se inicia en el manejo de un almacén elaborar un inventario de lo que posee, debe optimizar el área de almacenamiento considerando el largo, ancho y altura del ambiente; los productos que no tienen movimiento por un lapso de seis meses deben darse de baja, para no acumular gastos de almacenamiento. Nunca se debe almacenar los productos en el piso, utilizar parihuelas, rack o ángulos ranurados.
Por otra parte debe considerar el espacio adecuado para el traslado, recepción, picking y otros que permitan un desenvolvimiento fluido de los materiales.

Para un almacenamiento adecuado de los productos es elemental elaborar un análisis de las características de los mismos, asi como el nivel de rotación, consumo etc; pues estos detalles son importantes por el impacto que tienen en la operatividad del almacén en su conjunto. Podemos considerar: el volumen, peso etc; (característica física), caducidad y obsolescencia (perecibilidad), unidad de manipulación, sistema de almacenamiento (operatividad), rotación, costo (demanda).

Si analizamos mas profundamente encontraremos que pocos productos representan un 80% del volumen de manipulación en un almacén, mientras que el resto tan solo representa un 20%. Para identificar estos productos podemos utilizar la conocida clasificación ABC; de esta forma, los productos se clasifican en clase A: consumo ó costo alto, clase B: rotación ó costo mediano, clase C: costo y/o rotación baja. Aplicando este principio los productos de rotación alta deben estar ubicados cerca a la zona de despacho y las de menor rotación mas lejos, lo que conseguiremos con esto es una preparación y despacho mas rápido y a la vez un menor esfuerzo físico debido al menor recorrido, con la consiguiente disminución de costos.

Para un control ordenado de información que acarrea el movimiento de cada producto es importante registrar los datos en un kardex, el mismo que debemos actualizar constantemente para tener datos que refuercen la toma de decisiones relacionadas con el correcto aprovisionamiento del almacén.

El almacenamiento de productos genera un costo, de ahi que el mejor almacén, es aquel que no existe (justo a tiempo). Entre estos costos tenemos: gastos de personal, gastos de espacio (sea propio o alquilado), seguros (por perdidas, robos, etc;), gastos en inversión de maquinarias y equipos, servicios básicos (luz, agua, teléfono, internet), gastos de servicio de vigilancia y seguridad (cámaras, sist. alarmas, etc;)

La suma de todos estos gastos al año, dividido entre el número de productos que en promedio mensual hemos tenido, nos dará el costo promedio de almacenar una unidad física.

La optimización de un almacén considera el uso de sistemas de almacenamiento, la selección de estanterías debe tener en cuenta las características particulares de cada producto y generales  de las familias de productos. La estantería seleccionada nos permitirá optimizar la accesibilidad y un máximo aprovechamiento del espacio cúbico.

Por último es importante agregar algunas NORMAS que regulan un buen funcionamiento del almacén:

• Normas para el ingreso de personal
• Horario de atención
• Procedimientos para mermas, obsolescencias, vencidos.
• Horario de atención a proveedores.
• Elección de sistemas de salida de mercaderías (FIFO,FEFO, etc)
• Procedimiento para emergencias.
• Políticas de inventario.
• Stocks mínimos y máximos.
• Stock de seguridad.
• Lote económico.
• Procedimiento para devoluciones.
• Formatos de Ingreso y Salida.
• Normas BPM (buenas prácticas de manipulación).
• Normas BPA (buena práctica de almacenamiento).

SELECCION DEL LOGISTICO IDEAL

Hoy en día en este universo altamente competitivo, para muchas empresas es un gran problema encontrar una persona ideal para un puesto de trabajo y mas aún si el puesto que tenemos que cubrir es el del área de logística. Si consideramos que la empresa en cuestión tiene un manejo de gestión logística poco tecnificado, la elección de la persona adecuada se convierte en un elemento clave de su éxito. Actualmente que están en boga un sinfín de teorías de gestión corporativa como el de considerar a la empresa como un organismo vivo que necesita de todos y cada uno de sus elementos para sobrevivir. Estas teorías  a su vez han promovido el conocimiento y la comprensión mutua al interior de la empresa y a la vez han servido como base para profundizar hacia una actitud de empoderamiento del trabajador y ejecutivo, quienes sienten que su labor es apreciada dentro de la empresa con la importancia debida.

Sin embargo, el entorno laboral de un logístico no es nada sencillo, pues de pronto se encuentra en la necesidad de reorganizar el proceso logístico de una empresa. Se enfrenta a un mercado desconocido y de un modo u otro distinto al que su desempeño profesional ha estado abocado. Desconoce su equipo, su experiencia y su capacidad de gestión logística. No obstante, con libertad para desarrollar procesos de gestión y la implantación de indicadores de eficiencia, se debe primordialmente crear un equipo de trabajo que lo sostenga y soporte en su camino a la reducción de costos.

Para elegir un buen logístico podemos buscar en un amplio abanico de posibilidades. Se puede recurrir a quienes hasta ahora han formado parte del servicio logístico (quizás no sea positiva la elección) o buscar fuera a quien se haga cargo de capitanear al equipo logístico, alguien que sea ojos, oídos y manos allá donde el inversionista o empresario no pueda llegar. Lastimosamente la tecnología aliada tradicional de la logística, en esta oportunidad no puede ayudar a la elección ideal, nos queda tan solo el tradicional estilo de buscar, analizar y reflexionar. Asimismo el indicador de eficiencia de nuestra labor será la siempre frustrante prueba y error.

Que tipo de personal debemos buscar: considerar su espíritu de trabajo o su forma de trabajar.

El sexo y la edad de la persona que se encargue del área logístico no es relevante. Algunas personas argumentan que el trabajo en un Almacén no es compatible con el llamado sexo débil; pero se ha podido demostrar  con experiencias práctica, que una mujer con la suficiente competencia y el  refuerzo suficiente de autoridad puede desempeñarse con eficiencia en el puesto logístico asignado.

Lo que si es importante y regla de oro de un buen logístico es que el mundo del almacén no se puede conocer a través de una ventana, por lo tanto un buen logístico desde el inicio debe pisar el almacén. La habilidad para diseñar procesos de trabajo y procedimientos ajustados al limite debe ir de la mano con el necesario conocimiento del terreno real en el cual nos desenvolvemos.

En resumen debemos priorizar la honradez entre el caudal de curriculums?. buscar a  alguien metódico u organizado al extremo?. Los sistemas informáticos facilitan la labor de organización y la distribución física en una empresa; pero hay que considerar también el echo de enfrentarnos  constantemente a mercados muy atrasados en cuanto a medios informáticos y disponibilidades de información, donde entra a tallar el trato directo con la logística en el estado mas puro y nos hace tomar conciencia de cuales son sus principales características.

La recomendación a las empresas es que primero identifiquen el perfil ideal del personal logístico que necesiten. A los profesionales logísticos que busquen especializarse y capacitación constante en este mundo cada vez mas competitivo. Asimismo el profesional logístico no debe dejar la perspectiva de ver a la empresa como un conjunto y no como su feudo personal. Los ahorros que se obtengan deben estar de acuerdo con los requerimientos del mercado. Y finalmente un buen logístico tiene que buscar desarrollar actividades interpersonales, aprender ha llegar a la gente y con mayor razón a su equipo de trabajo, entender que un buen logístico es al final un Gran Coordinador, eficaz y eficiente.

AYER Y HOY DE LA LOGISTICA

La logística nace de la necesidad de los seres humanos por el consumo de víveres,  antiguamente la gente vivía al rededor de los terrenos fértiles para cosechas y solo podía consumir lo que cosechaba, otros tipos de alimentos serian imposibles para el consumo de aquellas personas que vivían en lugares lejanos, la necesidad del consumo dieron origen a los primeros pininos de la  logística, así como la creación de transporte  para la necesidades de consumo.

Haciendo un recuento del movimiento histórico de la logística a través del tiempo, encontraremos que en los ´50, no se piensa en Logística como concepto; en los ´60 se le consideraba agrupada a DISTRIBUCION FISICA Y LOGISTICA COMERCIAL (transporte, almacén, embalaje, carga/descarga y distribución mas el soporte de información asociada a este flujo operativo).

A partir de los ´70 empiezan a desarrollarse lo que se considera como la LOGISTICA INTERNA EN LAS EMPRESAS (cada área interna realizaba sus labores logísticas en forma independiente, posteriormente, la empresa como conjunto).

En los ´80 se propugna la INTEGRACION DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO (estrecha coordinación entre empresas proveedores y usuarias, desde la adquisición de la materia prima, hasta el consumo del producto terminado; coordinación al interior y al exterior de las empresas).

En la década de los ´90  se desarrolla el concepto de LOGISTICA INTEGRAL Y LOGISTICA GLOBAL, donde logística integral es el conjunto de técnicas y medios que facilitan la gestión y administración de los materiales y la información destinada a la producción. Mediante su uso se logra la satisfacción de las necesidades que los clientes requieren, estas necesidades incluyen aspectos tales como cantidad, calidad, momento y lugar; la logística integral minimiza los costos de operatividad de cualquier empresa, siempre y cuando se emplee correctamente. En otras palabras es la que administra estratégicamente el movimiento y almacenaje de los productos y sus partes.

Asimismo está ligada al área de abastecimiento, producción y ventas siendo su campo de acción ilimitado. La Logística Global, es la que establece un equilibrio estratégico entre la oferta y la demanda; como también rapidez en la transferencia y accesibilidad de la información. La logística integral a nivel global atiende tres necesidades básicas: la administración de los servicios y los inventarios (deben estar en constante equilibrio); el desempeño de los sistemas y los procedimientos de control; y por último los objetivos y las políticas de funcionamiento de la empresa.

Hay que hacer hincapié en que existen aspectos que generan valor en la logística integral, entre ellos podemos nombrar: menor número de faltantes, mejor servicio, menores ciclos de recuperación, reducción de inventarios, de costos logísticos y de administración; y por último la “no inversión” en equipos o agencias. La efectividad de la logística integral depende principalmente de elementos externos que la apoyen: leyes, normas y reglamentos, modernas infraestructuras que se encuentren acordes a las necesidades de producción de cada país, alianzas estratégicas que representen fuertemente al sector productor y autoridades que promuevan e inciten la igualdad de oportunidades en transportes privados como públicos. Por todo esto es bueno agregar que la aplicación de la logística integral es una excelente herramienta que puede otorgar buenas ventajas competitivas superando la segmentación para tratar las cosas dentro de un ámbito global.

Es en este contexto que en la actualidad y a partir del milenio 2000, se considera cada vez mas la importancia de las EMPRESAS LOGISTICAS, es algo que esta creciendo considerablemente, de tal forma que se puede afirmar que la logística es el negocio de hoy y del futuro, pues de ahora en adelante la competencia se da cada vez mas a nivel de cadenas de abastecimiento.

 

 

LOGÍSTICA JUSTO A TIEMPO

Ayer, hoy y siempre el tiempo será un factor fundamental al momento de evaluar la productividad de una determinada área operativa o negocio, mas aún las empresas rentables se caracterizan por planificar y sacarle el máximo provecho del tiempo en la elaboración de tareas y al llevar a la acción sus planes y metas.

Actualmente se cuenta con el soporte de diversas herramientas que nos brinda la tecnología de la comunicación para utilizar el tiempo justo. 

El tiempo es indicador principal para poder saber si se están desarrollando los objetivos, si estamos cumpliendo metas determinadas, si los proyectos se realizan, si los equipos de trabajo funcionan, etc; es decir si se esta cumpliendo lo planificado. 

Es en este escenario comercial que todos tratan de desenvolverse al máximo para cumplir con su parte; pero nada de esto podría llevarse a cabo si no tomamos en cuenta quien nos proveerá de todos los productos y servicios que son necesarios para optimizar el cumplimiento de nuestras labores.  El área de LOGISTICA, es la encargada de cubrir todos estos requerimientos, y es determinante si cumple con los tiempos establecidos para ser el soporte de suministros y servicios a todas las áreas de la empresa.

hoy en día un negocio sin un área de Logística será difícil que se desenvuelva competitivamente, sobre todo considerando que el mercado se ha globalizado internacionalmente y los nuevos avances y descubrimientos tecnológicos son aprovechados por los que deciden estar a la vanguardia competitiva. 

Para que un área de Logística sea evaluado positivamente se requiere, entrenar, capacitar y ACTUALIZAR constantemente al personal involucrado.

En un paseo virtual por las áreas de Logística de las empresas (especialmente del rubro Gastronómico-Hotelero), comprobaremos que el personal no se actualiza por distintos motivos: falta de tiempo, material literario sobre el tema son mínimos, los centros de formación especializados son escasos o demasiado teóricos: entendiendo que la Logística es el desempeño de una labor técnico-administrativo.

Es por eso que la capacitación Logística como tal, debe considerar una mezcla de conocimientos teóricos y experiencias practicas, lo que contribuirá a respaldar las decisiones de los experimentados en el área y a la vez enriquecerá las alternativas de decisión en  los que recién empiezan.  

  

COMPRAS GASTRONÓMICAS

Considerando al área de compras, como usuario de mas del 50% de los ingresos de un negocio, es importante una adecuada administración de los recursos económicos de la empresa. Asimismo, una buena gestión nos permitirá contar con productos y servicios de calidad, precios que permitan un mejor margen de utilidad y la disponibilidad de los productos ó servicios en el tiempo justo, el mismo que redundara en el consiguiente ahorro de costos derivados por concepto de almacenaje.

Hoy en día es necesario gestionar las compras estratégicamente, debido a la cantidad y variedad de ítems que se maneja en cada requerimiento o necesidad, sobre todo en los negocios abocados al rubro gastronómico-hotelero , en donde hay que tener en cuenta la perecibilidad de muchos de los insumos usados por las áreas de producción para la preparación de sus cartas. Por tal motivo se sugiere seleccionar los productos por niveles de importancia para la empresa, para administrar políticas, controles etc; diferenciados, pues hay que tener en cuenta que no todos los productos poseen las misma características de costo, rotación, margen de utilidad, etc;

El precio y la calidad ya no hacen la diferencia hoy en día, ahora y en el futuro el margen de competitividad lo otorga una buena estrategia logística.

Taller de Compras y Abastecimiento

Taller de Compras y Abastecimiento

Estrategia de compras y técnicas de almacén en hoteles, restaurantes, negocios gastronómicos y afines. En el perú con el boom de la gastronomía todos estamos preocupados, en la preparación y presentación del producto final "el plato en nuestras mesas", pero descuidamos los primeros pasos de esta importante cadena de producción, como son las compras y los almacenes. Estos dos puntos son importantes como generadores de valor agregado y como estaciones de control. Hoy en dia el almacén ó la bodega de un negocio gastronómico tiene que ser considerado como un área productiva y como tal generadora de rentabilidad.