ADMINISTRACION DE MATERIALES

El almacén es un lugar físico, donde se almacenan valga la redundancia productos que están en movimiento (entrada y salida), en condiciones que contribuyan a su buena conservación y mantenimiento.
Los stocks en los almacenes representan aproximadamente el 50% del total del activo de una empresa. Asimismo el almacenamiento en si genera un costo aprox. de 15%, según sea el caso, de ahí que una buena administración del almacén puede influir en las utilidades de la empresa; así como también influye en agregarle valor al nivel de servicio que fijamos brindar a nuestros clientes, al interior y afuera de la empresa.
Básico es para una persona que se inicia en el manejo de un almacén elaborar un inventario de lo que posee, debe optimizar el área de almacenamiento considerando el largo, ancho y altura del ambiente; los productos que no tienen movimiento por un lapso de seis meses deben darse de baja, para no acumular gastos de almacenamiento. Nunca se debe almacenar los productos en el piso, utilizar parihuelas, rack o ángulos ranurados.
Por otra parte debe considerar el espacio adecuado para el traslado, recepción, picking y otros que permitan un desenvolvimiento fluido de los materiales.

Para un almacenamiento adecuado de los productos es elemental elaborar un análisis de las características de los mismos, asi como el nivel de rotación, consumo etc; pues estos detalles son importantes por el impacto que tienen en la operatividad del almacén en su conjunto. Podemos considerar: el volumen, peso etc; (característica física), caducidad y obsolescencia (perecibilidad), unidad de manipulación, sistema de almacenamiento (operatividad), rotación, costo (demanda).

Si analizamos mas profundamente encontraremos que pocos productos representan un 80% del volumen de manipulación en un almacén, mientras que el resto tan solo representa un 20%. Para identificar estos productos podemos utilizar la conocida clasificación ABC; de esta forma, los productos se clasifican en clase A: consumo ó costo alto, clase B: rotación ó costo mediano, clase C: costo y/o rotación baja. Aplicando este principio los productos de rotación alta deben estar ubicados cerca a la zona de despacho y las de menor rotación mas lejos, lo que conseguiremos con esto es una preparación y despacho mas rápido y a la vez un menor esfuerzo físico debido al menor recorrido, con la consiguiente disminución de costos.

Para un control ordenado de información que acarrea el movimiento de cada producto es importante registrar los datos en un kardex, el mismo que debemos actualizar constantemente para tener datos que refuercen la toma de decisiones relacionadas con el correcto aprovisionamiento del almacén.

El almacenamiento de productos genera un costo, de ahi que el mejor almacén, es aquel que no existe (justo a tiempo). Entre estos costos tenemos: gastos de personal, gastos de espacio (sea propio o alquilado), seguros (por perdidas, robos, etc;), gastos en inversión de maquinarias y equipos, servicios básicos (luz, agua, teléfono, internet), gastos de servicio de vigilancia y seguridad (cámaras, sist. alarmas, etc;)

La suma de todos estos gastos al año, dividido entre el número de productos que en promedio mensual hemos tenido, nos dará el costo promedio de almacenar una unidad física.

La optimización de un almacén considera el uso de sistemas de almacenamiento, la selección de estanterías debe tener en cuenta las características particulares de cada producto y generales  de las familias de productos. La estantería seleccionada nos permitirá optimizar la accesibilidad y un máximo aprovechamiento del espacio cúbico.

Por último es importante agregar algunas NORMAS que regulan un buen funcionamiento del almacén:

• Normas para el ingreso de personal
• Horario de atención
• Procedimientos para mermas, obsolescencias, vencidos.
• Horario de atención a proveedores.
• Elección de sistemas de salida de mercaderías (FIFO,FEFO, etc)
• Procedimiento para emergencias.
• Políticas de inventario.
• Stocks mínimos y máximos.
• Stock de seguridad.
• Lote económico.
• Procedimiento para devoluciones.
• Formatos de Ingreso y Salida.
• Normas BPM (buenas prácticas de manipulación).
• Normas BPA (buena práctica de almacenamiento).