Existen distintos criterios para organizar un Departamento de Compras entre los mas importantes figuran los siguientes:
1.1 Por Especialización en el Producto.- Se puede asignar las compras especificadas a un determinado personal del área Logística, asi tenemos que puede encargarse la compra de Insumos o Materias Primas a una persona, Productos Quimicos a otro, Ferreteria, Utiles de oficinas a otras tantas. Se puede hacer un Mix de selecciones por encargado Etc;
1.2 Por su Importancia Económica.- Considerando la clasificación de productos
"A", "B" y "C"
1.2 Por su Procedencia.- Diferenciando las compras nacionales de las compras
del exterior.
1.4 Por el usuario.- Para organizar las compras por el tipo de usuario hay que
considerar el área de destino del producto requerido: Producción, Ventas, Almacén, Mantenimiento, etc;
1.5 Por proceso administrativo: Si el proceso administrativo ó documentario lo
amerita podemos organizar el departamento de Compras considerando las
siguientes opciones:
- Por Cotizaciones
- Tramite Administrativo
- Decisiones Técnicas, etc,.
Estos criterios y otros, se pueden combinar según los requerimientos de la
empresa.Todas las organizaciones son activas, pues se adecuan según los
requerimientos de optimización y no olvidar, que la organización debe estar
acorde a las necesidades de EFICIENCIA.
El criterio de establecer el Perfil Técnico y/o Profesional necesario para cada
puesto de trabajo en el Área de Compras, considerando que esta unidad es el
reflejo de la empresa ante los proveedores, por lo que, el personal a cargo
debe estar técnicamente preparado, con criterio para tomar decisiones,
asumir responsabilidad y tener honestidad.
• SEGUIMIENTO DE LAS COMPRAS
El Seguimiento de Compras, es el control que debe realizarse para que
los plazos determinados para cada proceso de adquisición, se cumplan.
PASOS PARA COMPLETAR UNA ADQUISICION DE UNA REQUISICION:
1. Reconocimiento de la necesidad con una descripción y definición
exacta de las cantidades y características del producto ó servicio
que se requiere
2. Recepción del pedido o requisición (Aprobada).
3. Selección de proveedores (Estudio Mercado).
4. Solicitud de cotizaciones.
5. Recepción de ofertas.
6. Análisis de las ofertas y decisión técnica-económica
7. La Negociación y decisión de compra
8. Colocación ó emisión de la O/C.
9. Seguimiento de la Compra (Plazo de entrega de la mercadería).
10.Recepción e inspección de la mercadería.
11.Proceso documentario para pago al proveedor.
12.Mantenimiento de los Registros.
Para realizar convenientemente todos estos pasos, el comprador necesita de
un TIEMPO, por lo que se deben establecer los tiempos necesarios para
cumplir cada uno de los pasos señalados satisfactoriamente.
La suma total de tiempos empleados en la adquisición se denomina: “Tiempo
típico de compras” y es la base para el cálculo del tiempo de reposición
llamado: LEAD TIME
La Unidad Orgánica de seguimiento (en pequeñas empresa esta función la puede
realizar el encargado de compras ó el personal administrativo que designemos)
debe tener la información actualizada de la situación de todas las requisiciones
INGRESADAS a Compras.
Realizar todos estos pasos, origina un costo llamado: “COSTO DE
ADQUISICIÓN” Por lo que, si el monto estimado de la Requisición es pequeño,
no vale la pena realizar todos estos pasos, pues se encarecería la adquisición.
Se sugiere, debido a las existencias de estos Costos de Adquisición en la
empresa, si el monto estimado de la es 1/3 del costo de adquisición, comprar
sin necesidad de formular la requisición y cumplir con el procedimiento.
Ejemplo:
Se tiene un Costo de adquisición en compras de $ 150 y un costo estimado
de compras
de un material en la empresa de $ 50.
¿confeccionaremos la Requisición y realizaremos el procedimiento de
Adquisición?
A cada uno de estos procesos se les asigna un plazo denominado: “Tiempo
típico de Compras”.
La unidad de Seguimiento, controla que para cada proceso se cumpla con el
tiempo típico de compras, caso contrario origina una:ACTIVACIÓN O AVISO
en el atraso al tiempo establecido al comprador encargado y se pueda
corregir a tiempo el motivo que ocasiono este retrazo.
Los tiempos típicos son establecidos en forma conjunta con el comprador, sin
apremio y en forma normal, pero una vez establecidos se comprometen a
cumplirlos.
En la unidad de seguimiento de Compras, cada comprador debe abrir un
“FILE” a cada Requisición y ARCHIVAR en el file todos y cada uno
de los documentos relacionados con la Adquisición, los que se mencionan
a continuación:
1. Requisición
2. Solicitudes de cotización
3. Cotizaciones
4. Cuadro comparativo de cotizaciónes
5. Orden de compra (O/C)
6. Nota de ingreso al almacén
7. Cartas con el proveedor
8. Otros documentos y comunicaciones
9. Informe pago de factura al proveedor
Todos estos documentos se recomienda estar “FOLIADOS”, es decir numerados
para sustentar las decisiones tomadas en el proceso de las compras, sobre todo
en las auditorías.
La responsabilidad del comprador no termina con la recepción del material, sino
con el pago de la factura correspondiente al proveedor. Luego del pago, archiva
el File como ATENDIDO.
