Para poder desarrollar uno de los procesos importantes, que se relaciona en primer termino con el área Logística, definiremos el concepto de COMPRAR: localización, selección y adquisición de productos, previo acuerdo sobre precio y condiciones de pago, así como el seguimiento de dicho proceso para verificar el cumplimiento de las condiciones pactadas.
Compras, Abastecimiento, Aprovisionamiento es la función logística mediante el cual se provee a la empresa de todo lo necesario para su optimo desenvolvimiento.
Las actividades básicas de este proceso conocido también como provisión ó suministro son:
- Cálculo de necesidades
- Adquisición
La finalidad de una correcta Gestión es comprar los productos:
- De la CALIDAD adecuada
- En la CANTIDAD necesaria
- En la FECHA oportuna
- Con el PRECIO correcto
- De la FUENTE apropiada
- Con la ENTREGA en el lugar indicado.
El objetivo no es buscar PRECIOS MAS BAJOS, sino COSTOS GLOBALES MAS BAJOS.
Del 100% de los costos de una empresa, 60% corresponde a insumos y materiales, 15 % Gastos de Fabricación, 10% Gastos de Ventas y Financieros, 10% Recursos humanos y 5% a Otros gastos Administrativos. Por cada S/.100 nuevos soles que ingresa por ventas a una empresa, S/.60 corresponden a compras que aseguren el funcionamiento de la empresa.
Considerando esto es indudable la importancia de la optima Gestión de Compras. Sin embargo la variedad de productos que suele manejar un gestor de compras redunda en convertirlo muchas veces en un simple tramitador de pedidos. Por este motivo las compras deben administrarse estratégicamente: segmentando ó diferenciando los productos/proveedores para administrarlos diferenciadamente.
Una de las estrategias para optimizar la función de compras es disminuir los costos totales de aprovisionamiento y reducir el número de proveedores; a la vez que garantizamos el nivel de servicio establecido y la calidad del producto.
Es bueno recordar que las compras no se inician en el Departamento de Compras, estas se inician con la necesidad de las áreas operativas y administrativas de la empresa. Estas necesidades pueden ser para reponer materiales de stock, cubrir proyectos, cumplir contratos establecidos ó en base a programas determinísticos.
El funcionamiento de Compras debe estar dirigido por normas organizativas y funcionales precisas que hagan que las operaciones previstas se estandaricen.
El procedimiento de compras es la sucesión de pasos consecutivos para realizar las actividades siempre del mismo modo.
